Una forma rápida y rentable de comenzar el cambio es a través de la transformación de la función de compras. Es el área que primero impacta en la rentabilidad de los proyectos y de las empresas, es el canal de entrada natural de la eficiencia pero de los mayores quebraderos de cabeza. Una función de compras a prueba de futuro es capaz de activar palancas como la competitividad, la eficiencia, el cumplimiento, la mejora del servicio y la sostenibilidad. Una función que pasa de ser un departamento administrativo a la fuente de creación de valor más inmediata. De media, las empresas que emprenden este proceso, como he dicho, obtienen entre un 5-10% de ahorro sobre el gasto total anual (algunas hasta un 20% o más) y obtienen un retorno de entre 4 y 9 veces el coste del total de la función y proceso de compras. Además, obtienen numerosos beneficios intangibles asociados a las palancas que he mencionado.
La función de compras del futuro debe ser capaz de anticiparse a las necesidades, mediante un análisis cognitivo y predictivo dela información histórica, con una diferenciación clara entre la compra estratégica y la operativa, diferenciando los procesos y asignando los responsables en cada caso.
Desarrollar la compra estratégica implica plantear una adecuada gestión de categorías de gasto, unos modelos de relación adecuados con los proveedores en todo el ciclo de vida, aplicando las nuevas tecnologías en las licitaciones y negociaciones, y en una gestión eficiente y dinámica de los contratos. Trabajar en este campo es fuente directa de competitividad, tracciona la innovación capturándola desde los proveedores y reduce significativamente los riesgos de la cadena de suministro y de proveedor.
Y en paralelo hay que trabajar la pura compra operativa agilizando y simplificando los procesos, estandarizarlos y automatizarlos con el objetivo de reducir el tiempo desde que se genera la solicitud hasta el pago y la necesidad de recursos para realizar estas actividades. Para ello, los facilitadores clave son como siempre la tecnología, la innovación y las personas.
Pero esto implica un cambio de enfoque importante en la función. ¿Estamos realmente preparados para dar este salto?
Desde luego es un cambio de paradigma hacia un área que debe gestionar una cuenta de resultados propia que sea capaz de medir su contribución al valor de la compañía.
Esto supone un salto cualitativo desde un punto en el que el área de compras ocupaba una gran parte del tiempo en tareas operativas como el registro de solicitudes, albaranes, registro de entregas, facturas y pagos, etc. Ello requería de una difícil coordinación con las áreas peticionarias, las receptoras del bien o el servicio, o las áreas de contabilidad y tesorería. Una tarea compleja que se veía afectada negativamente en organizaciones muy descentralizadas y globalizadas, con diferentes entornos regulatorios, financieros y fiscales, con procesos de elevada manualidad y poco digitalizado.
Y el primer paso para el cambio es que el/la CEO, la Dirección Financiera, la de IT y la de Compras estén convencidos y alineados.
¿Y qué están haciendo las empresas en este campo? ¿Cómo están ayudando a sus clientes para conseguir este gran reto?
Cada empresa parte de un grado de madurez diferente. En este sentido es importante tener una foto clara de dónde está cada uno con respecto a su aspiración. Este ejercicio determina la hoja de ruta de iniciativas a emprender.
A partir de este ejercicio, suele empezarse por aquellas que tienen por objetivo desarrollar una base sólida en cuanto al modelo de gobierno y el control tanto a nivel de proceso como del gasto en sí y desarrollar un sistema de información fiable.
Posteriormente, es importante definir procesos, un modelo organizativo de compras adecuado a cada situación y empresa, y unas personas formadas y cualificadas que puedan ejercer la actividad.
Lo siguiente es contar con la tecnología que nos ayude aponer todo esto en marcha y hoy en día nosotros contamos con los mejores socios para poder ayudar. Pero la clave la he comentado antes: la tracción desde los primeros niveles, la participación en equipo de las áreas de compras, finanzas y tecnología, y la formación de las personas.
Esto suena caro y a mucho tiempo…
Esto no es un gasto, es una inversión con retorno claro y tangible. Es increíble cómo hoy en día puedes definir unos indicadores que te ayuden a medir en tiempo real el éxito de la puesta en marcha de todo esto.
En cuanto a los tiempos, estos procesos se organizan por oleadas, por lo que se van obteniendo resultados desde un inicio. El diseño del plan de trabajo debe contener lo que llamamos “quick wins” para poder obtener resultados el primer año. Por esto, recomendamos a nuestros clientes comenzar con el desarrollo de la compra estratégica.